Konversi kadangkala diperlukan karena kita sudah pernah mengdata koleksi dengn menggunakan lotus, excel atau word. Nah apabila file-file tersebut pernah kita miliki,, maka untuk memasukkan datanya ke winisis tidak perlu dengan cara entri lagi tapi cukup dengan mongkonversi file tersebut. Konversi dilakukan untuk efisiensi waktu dan tenaga. Atau mungkin juga database kita hilang karena hardisknya diformat ulang sementara kita tidak punya backup data, yang ada hanya file-file dalam format excel atau word.
Langkah yang perlu dilakukan :
1. Buka data di excell dan rapikan tata letak data di excel, jangan sampai ada kolom yang menutupi data .
Simpan file excel dengan SAVE AS sebagai dbf
Keluar dari excel
2. kopikan file db2iso.exe ke folder tempat file dbf berada
3. aktifkan db2iso.exe dengan cara mengklik 2 x Pilih Ekspor
Tuliskan nama file dbf (sebagai suber)
Tuliskan nama file iso (sebagai hasil), misalnya HASIL.ISO
4. Buat database BARU
Masuk ke winisis Buat database dengan no field 1 sd no tertentu yang banyaknya sesuai dengan kolom pada data di excel dengan cara pilih DATABASE, NEW, beri nama CONTOH.
Lanjutkan sampai dengan proses pembuatan database selesai.
Keluar dari winisis.
5. Mengaktifkan Winisis
Buka database CONTOH
Pilih database, import cari file HASIL.ISO. Pilih LOAD
Dari langkah terakhir sudah dihasilkan sebuah database baru. Namun nama fieldnya masih nomor urut 1 sampai dengan 9 (misalnya). Nomor fields ini harus diubah sesuai dengan fiednya standar PUSTAKA, misalnya untuk judul buku 49, pengarang 40, tempat terbit 53 dan seterusnya.
Untuk mengubah nomor field tersebut kita harus mengekspor database tersebut dengan menggunakan format yang telah kita sesuaikan.
Format tersebut dikonversikan oleh file FST yang telah kita sesuaikan. Sebagai contoh :
953 0 v1
95 0 v2
100 0 v3
40 0 v4
49 0 v5
53 0 v6
55 0 v7
57 0 v8
951 0 v9
954 0 v10
Contoh file FST untuk mengkonversi field v1 menjadi v953, v2 menjadi v95 dan seterusnya.
6. EKSPOR DATABASE
Buka database CONTOH Lakukan EXPORT dan gunakan format file KONV.FST
Simpan sebagai TES.ISO
7. IMPORKAN KE DATABASE STANDAR PUSTAKA
Buka database Buku dari folder OPAC (standar PUSTAKA)
Imporkan file TES.ISO ke dalam database BUKU
Lakukan Indeksing dengan menggunakan menu I/F Update
Selesai
Coba lihat struktur datanya.
Contoh dibawah hasil konersi yang berhasil.
Proses Konversi dari Excel ke Winisis
*) Catatan :
simpan file db3iso.exe dan file dbf pada folder yang sama, kemudian file ubah.fst disimpan pada setiap folder databasenya, misal di folder buku ada ubah.fstnya (untuk buku), di folder iptan ada ubah.fstnya (untuk iptan) dan di folder mjlh ada ubah.fst (untuk mjlh).
Setiap penamaan folder jangan panjang-panjang cukup 3 digit saja, jangan sampai timbul simbol ~ pada saat pembacaan ubah.fstnya. Kasus ini seringkali terjadi dan menyebabkan kegagalan proses konversi.
Mas mau tanya ni…data dalam file iso, kan da angka disetiap, kalo boleh tw apa ya maksud angka2 itu..mohon bantuannya ya mas…
saya dah baca2 tapi gak dapat2 arti angka tersebut….
thx mas
angka yang ada dalam file iso itu menunjukkan fieldnya klo pengen jelas coba cek di software Winisisnya atau pakai windows explorer cari file yang berekstensi FDTnya disitu mas akan lihat scr jelas struktur fieldnya. contoh di filed no 40 judul buku, di 25 nama pengarang dst
mas saya masih bingung ni, gmana pemecahan 9 angka diantara tag standar,
ni contohnya: 245 012700027 260 005800154 300
apa 9 angka tersebut (misalnya 012700027) da maknanya juga. soalnya saya masih bingung mas….
apakah 9 angka tersebut ada hubungannya dengan pemecahan tag2 tersebut. misalnya dalam tag 245, tag tersebut kan dibagi menjadi 3 bagian yaitu ^a, ^b, ^c
tetapi terkadang dalam tag 245 hanya terdiri dari ^a, dan ^c
saya masih bingung gmana menentukan nya mas…
mohon bantuannya y mas….tq