Prosedur Alih Media dan Standard Penamaan File

ditulis oleh Kusmayadi, Vivit dan Rohmah (Pustaka, Bogor)

Kegiatan Digitasi adalah kegiatan mengalihmediakan semua publikasi terbitan Departemen Pertanian khususnya Badan Litbang Pertanian yang terbit paling lambat 5 tahun terakhir berupa (1) jurnal/majalah, (2) Prosiding, (3) Buku/Monograf dan (4) Brosur yang akan dan telah diolah AGRlS ke dalam format fulltext pdf. File tersebut dihubungkan dengan database menggunakan software Winisis.

A. Jenis-Jenis Database

Format database yang digunakan untuk lingkup Departemen Pertanian sudah dibuatkan oleh PUSTAKA dalam rangka mengembangkan perpustakaan digital dan dibuat seragam sehingga pengelolaannya akan lebih mudah. Database tersebut adalah database Buku, Majalah, Iptan dan Pttan.

Database Buku berisi informasi tentang buku teks, monograp seri, brosur, prosiding dan laporan. Database Majalah berisi informasi tentang majalah. Database IPTAN berisi informasi bibliografis tentang artikel-artikel hasil penelitian pertanian baik yang tedapat dalam prosiding atapun majalah atau jurnal.

Pada tahap awal database IPTAN diisi oleh informasi bibliografi dari hasil penelitian yang berasal dari unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian. Untuk pengembangan selanjutnya akan dilengkapi dengan hasil penelitian yang berasal dari luar Badan Litbang Pertanian, seperti perguruan tinggi dan lembaga lain yang mempunyai hasil penelitian bidang pertanian. Sejak tahun 2005, database IPTAN mulai dilengkapi dengan artikel lengkap dalam bentuk file PDF. Database ini untuk selanjutkan akan dionlinekan melalui internet dan diberi nama INDONESIANA. Database Pttan adalah kumpulan tulisan tentang teknologi tepat guna yang berasal dari brosur, liptan, leaflet atau poster terbitan Badan Litbang Pertanian.

Database yang akan dilengkapi dengan artikel lengkap hanya IPTAN (hasil penelitian) dan PTTAN (teknologi tepat guna). Buku dapat dilengkapi dengan artikel lengkap untuk koleksi prosiding terbitan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian saja.

B. Prosedur Scanning

b.1 Koleksi Buku

Koleksi buku yang dilengkapi artikel lengkap terutama jenis prosiding, laporan, pedoman teknis atau rekomendasi yang diterbitkan oleh unit kerjanya. Prosiding adalah bahan pustaka yang merupakan kumpulan artikel hasil penelitian yang telah diseminarkan oleh insitusi penelitian lingkup Badan Litbang Pertanian yang diterbitkan satu sampai tiga kali setahun.

Pada dasarnya proses scanning dapat dilakukan mulai dari mana saja. Namun agar lebih memudahkan, langkah pengerjaannya akan lebih baik apabila dilakukan sebagai berikut :

1. Scan koleksi Prosiding seluruhnya dari mulai cover sampai dengan halaman terakhir. Scanning akan lebih mudah dengan menggunakan fasilitas feeder. Untuk itu, maka terlebih dahulu prosiding harus dibongkar jilidnya dan dirapikan permukaannya sehingga pada saat dimasukkan ke feeder, kertas yang discan tidak akan nyangkut pada mesin scan. Halaman cover hanya discan pada artikel pertama saja sedangkan untuk artikel selanjutnya tidak diperlukan lagi (kecuali ada perubahan tampilan muka cover)

2. Hasil scan keseluruhan tersebut diberi nama sesuai judul covernya.

3. File dengan nama tersebut digunakan untuk keperluan database BUKU.

4. Untuk keperluan database IPTAN, selajutnya file tersebut ekstrak berdasarkan judul artikelnya. Apabila prosiding tersebut mempunyai 10 artikel, maka dari satu file tersebut akan dihasilkan 10 file dan setiap file diberi nama sesuai kesepakatan penamaan file untuk IPTAN.

5. Setiap file dari artikel tersebut dientrikan ke dalam database IPTAN.

Dengan demikian, hasil scan dari koleksi prosiding digunakan untuk 2 keperluan, yaitu untuk melengkapi database BUKU dan database IPTAN.

Prinsip kerja scanning menggunakan feeder sama dengan mesin fotokopi. Dengan sekali menscan, maka puluhan halaman dapat discan sekali jalan dengan memberi satu buah nama file.

b.2 Majalah

Majalah atau Jurnal adalah bahan pustaka yang terbit secara periodik dengan judul yang sama dalam jangka waktu yang cukup lama dan terus menerus. Majalah biasanya dilengkapi dengan volume dan nomor terbit yang berurutan setiap kali penerbitan.

Majalah discan berdasarkan artikel yang terdapat didalamnya. Cara melakukan scanning sama dengan buku, yaitu dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu

1. scan halaman COVER dan setiap halaman artikel dalam majalah kemudian beri satu nama, kemudian file tersebut diekstrak satu persatu berdasarkan judul artikelnya, Setiap artikel diskanning tersendiri dalam satu file lengkap dengan lampiran dll. Untuk halaman cover discanning hanya untuk artikel pertama sedangkan untuk artikel selanjutnya tidak diperlukan. (kecuali ada perubahan tampilan muka cover)

2. scan dilakukan untuk setaip artikel kemudian diberi nama, selanjutnya artikel kedua discan dan diberi nama, demikian selanjutnya untuk artikel-artikel berikutnya.

Langkah scanning mana yang akan dipilih tergantung petugas pelaksananya, terutama kebiasaannya. Hasil scan dari majalah hanya digunakan untuk keperluan database IPTAN

b.3 Teknologi Tepat Guna

Koleksi yag dimasukkan kepada teknologi tepat guna berasal dari liptan, leaflet, poster dan sejenisnya yang sifatnya TTG. Brosur sebenarnya juga lebih sesuai dikelompokkan kepada jenis ini apabila ditinjau dari isinya.

Sanning dilakukan berdasarkan judul artikel. Satu leaflet discan kemudian diberi nama. Demikian untuk leaflet-leaflet yang lainnya.

C. Penamaan File

Penamaan file dimaksudkan untuk memeperoleh susunan nama file hasil scan. Kita harus membedakan pengelolaan atau penyimapanan file hasil scan dengan penamaan file hasil scan. Hal tersebut dimaksudkan agar apabila file PDF tersebut dipindahkan ke posisi yang seharusnya di bawah databasenya masing-masing, maka kita tidak perlu lagi mengubah susunan nama file tersebut setelah dilinkkan ke databasenya.

Untuk penyimpanan hasil scan bisa saja kita mengelompokkannya berdasarkan jenis koleksinya. Namun akan lebih mudah apabila kita kelompokkan penyimpanannya juga berdasarkan jenis databasenya apakah file tersebut termasuk IPTAN, BUKU atau PTTAN. Jadi tidak disimpan pada folder Prosiding, Majalah atau Brosur.

c.1 Koleksi Buku

Buku adalah bahan pustaka yang merupakan (1) kumpulan artikel khusus atau (2) tema tertentu yang ditulis oleh penulis dan diterbitkan oleh penerbit baik oleh lingkup Deptan atau umum. Untuk teknis skanning dan penamaan file buku untuk digitasi adalah sebagai berikut:

1. Buku yang diskanning terdiri atas cover dan semua artikel terdapat di dalamnya. Penamaan ditrektori disesuaikan dengan nama penerbit, dimana untuk penerbit dari Pusat dan Balai Penelitian mencantumkan singkatan nama Pusat atau Balit yang bersangkutan. Sedangkan untuk penerbit yang berasal dari BPTP nama direktori adalah nama propinsi BPTP itu berasal. Nama file disesuaikan Sub Sektor subyek/tema buku tersebut. Penamaan file Buku adalah sebagai berikut:

Nama Direktori Penerbit\Tahun Terbit\Nama file pdf.

Contoh:

(a) BALI\2008\PAN1.pdf

Artinya Buku terbitan BPTP Bali tahun terbit 2008, dengan subjek/tema Tanamaan Pangan (PAN) dengan urut buku no. 1

(b) BALITSA2006HOR2.pdf

Artinya Buku terbitan Balai Penelitian Sayuran (BALITSA), yang terbit tahun 2006, bertema Hortikultura (HOR) yang merupakan Buku ke-2 yang diskanning

Untuk pengelolaan filenya, file tersebut dapat disimpan di bawah BUKU09, misalnya :

BUKU09\ BALI\2008\PAN1.pdf

BUKU09\ BALITSA\2006\HOR2.pdf

c.1.1 Koleksi Prosiding

Untuk penamaan prosiding

1. Penamaan file untuk prosiding disesuaikan dengan waktu terbit prosiding yang biasanya terdiri atas prosiding ke-satu , prosiding ke-2 dan seterusnya dalam tahun yang sama. Penamaan file untuk prosiding adalah sebagai berikut:

Nama Penerbit\Tahun Terbit\Nama file pdf.

Contoh: **BBP2TP\2008\Pro1_5.pdf

Artinya : Prosiding terbitan BBP2TP tahun 2008 pada Prosiding Buku 1 dengan no urut artikel no.5

Untuk pengelolaan filenya, file tersebut dapat disimpan di bawah BUKU09, misalnya :

BUKU09 \BBP2TP\2008\Pro1_5.pdf

c.1.2 Koleksi Buku Edisi Khusus

Penamaan flenya sama dengan buku, prosiding yaitu :

Nama Direktori \Penerbit\Tahun Terbit\Nama file edisi khusus pdf.

Sebagai contoh :

**KALSEL\2008\EK0801.pdf

Artinya Buku atau prossidng terbitan BPTP Kalsel tahun 2008, Vol. 1, Edisi Khusus tahun 2008 no urut artikel no.1

Untuk pengelolaan filenya, file tersebut dapat disimpan di bawah BUKU09, misalnya :

BUKU09 \KALSEL\2008\EK0801.pdf

BUKU09 \BALITSA\2006\EK0801.pdf

c.2 Koleksi Majalah

Penamaan file untuk Majalah/jurnal hasil digitasi adalah sebagai berikut:

1. Nama file maksimal tersusun dalam 8 digit/karakter dengan urutan penamaan sebagai berikut:

Nama Direktori Majalah\tahun terbit\nama file pdf.

Contoh : **AGRlKAM\2008\1120801.pdf

Artinya Jurnal Agrikam tahun 2008, Vol. 1 No 12 tahun 2008 no urut artikel no.1

Penamaan file untuk majalah tidak menggunakan tanda underscore (_)

Untuk pengelolaan filenya, file tersebut dapat disimpan di bawah IPTAN09, misalnya :

IPTAN09\ AGRlKAM\2008\1120801.pdf

2. Penamaan nama majalah atau jurnal harus sesuai dengan nama dalam Daftar Direktori Majalah yang telah ada (terlampir). Apabila di unit kerja ada nama majalah atau jurnal yang belum tercantum dalam daftar tersebut dapat diuat nama tersendiri yang berbeda dari yang sudah ada dan sebaiknya dilaporkan ke PUSTAKA untuk dimasukkan kedalam REVISI DAFTAR DIREKTORI MAJALAH.

c.3 Koleksi TTG

c.3.1 Koleksi Brosur

Brosur yang diskanning terdiri atas cover dan semua artikel terdapat di dalamnya. Penamaan ditrektori disesuaikan dengan nama penerbit, dimana untuk penerbit dari Pusat dan Balai Penelitian mencantumkan singkatan nama Pusat atau Balit yang bersangkutan. Sedangkan untuk penerbit yang berasal dari BPTP nama direktori adalah nama propinsi BPTP itu berasal. Nama file disesuaikan Sub Sektor subjek/tema buku tersebut. Penamaan file Buku adalah sebagai berikut:

Nama Direktori \Penerbit\Tahun Terbit\Nama file pdf.

Contoh:

(a) BALI\2008\PAN1.pdf

Artinya Brosur terbitan BPTP Bali tahun terbit 2008, dengan subjek/tema Tanamaan Pangan (PAN) dengan urut buku no. 1

(b) BALITSA\2006\HOR2.pdf

Artinya Brosur terbitan Balai Penelitian Sayuran (BALITSA), yang terbit tahun 2006, bertema Hortikultura (HOR) yang merupakan Buku ke-2 yang diskanning

Untuk pengelolaan filenya, file tersebut dapat disimpan di bawah BUKU09, misalnya :

BUKU09 \BALI\2008\PAN1.pdf

BUKU09 \BALITSA\2006\HOR2.pdf

Untuk menghindari duplikasi penamaan file yang dilakukan oleh petugas scan, maka khusus untuk prosiding, buku dan brosur, petugas skanning harus mencatat judul prosiding yang telah diskaning di papan tulis khusus pengelolaan hasil scan (di Pustaka ada di lt 2B)..

c.3.2 Koleksi LIPTAN

Koleksi LIPTAN termasuk kepada kelompok teknologi tepat guna. Selain LIPTAN yang dimasukkan TTG adalah poster, leaflet dan sejenisnya.

Penamaan filenya disamakan dengan file buku atau prosiding, yaitu penerbittahun terbitnama file.

Sebagai contoh :

**KALSEL\2008\1EK0801.pdf

Artinya LIPTAN terbitan BPTP Kalsel tahun 2008, Vol. 1, Edisi Khusus tahun 2008 no urut artikel no.1

Untuk pengelolaan filenya, file tersebut dapat disimpan di bawah PTTAN09 dan kelompok LIPTAN, misalnya :

PTTAN09 \LIPTAN\KALSEL\2008\1EK0801.pdf

D. Penempatan file artikel lengkap

File artkel lengkap dalam benuk PDF ditempatkan sesuai kelompokya. Apabila termasuk buku, seperti prosiding maka disimpan di bawah folder FULLTEKS dari buku, demikiam pula untuk IPTAN disimpan di bawah folder FULLTEKS iptan dan file PDF PTTAN disimpan di bawah folder FULLTEKS database PTTAN.

Penamaan file pdf diberlakukan dari mulai folder FULLTEKS ini. Sebagai contoh apabil kita tidak menyimpan file PEL.PDF dibawah folder lain, maka posisi file APEL.PDF tersebut langsung dibawah folder FULLTEKS.

Penampilan alamat di windows explorerny sebagai berikut

C:\OPAC\FULLTEKS\APEL.PDF

Namun apabila kita akan menempatkan file APEL.PDF dibawah folder HOTI sejajar dengan file SALAK.PDF, maka akan terlihat alamatnya sebagai berikut :

C:\OPAC\FULLTEKS\HORTI\APEL.PDF ….. untuk file apel

C:\OPAC\FULLTEKS\HORTI\SALAK.PDF ….. untuk file salak

Demikian seterusnya untuk file yang lain.

E. Menghubungkan file artikel lengkap dengan database

Supaya link antara informasi bibliografis dengan file lengkapnya terjadi, maka nama file artikel lengkap tersebut harus dientrikan ke dalam database menggunakan Winisis.

Apabila kita hanya akan menggunakan BIBLIOTHECA untuk penelusuran artikel lengkapnya, maka kita cukup mengentrikan nama file artikel lengkapnya saja yaitu pada field nomor 910 atau NAMA FILE FULLTEKS. Namun apabila akan menggunakan IGLOO, maka kita harus mengentrikan dua buah field yaitu field no 910 atau NAMA FILE FULLTEKS dan field nomor 912 atau FORMAT FILE FULLTEKS.

Kedua field tersebut harus ada dalam struktur database pada BUKU, IPTAN dan PTTAN

digitasi1

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: