Pemanfaatan e-mail sebagai sarana penyebaran informasi

Pendahuluan

Salah satu jasa pelayanan perpustakaan adalah penyebaran informasi terbaru dan terseleksi kepada pengguna perpustakaan. Pada sistem manual atau cara lama, penyebaran informasi dilakukan dengan cara memfotokopi dan memberikan hasil fotokopinya kepada para pengguna. Dapat dibayangkan berapa jumlah uang yang harus dikeluarkan untuk memfotokopi dan menyebarkannya. Apalagi seperti PUSTAKA, yang penggunanya tersebar dari Aceh sampai ke Papua.

Oleh karena itu dengan adanya fasilitas e-mail di internet, maka proses penyebaran menjadi mudah dan murah. Pengelola dapat secara efisien menggunakan waktu untuk menyebarkannya. Berbeda dengan cara manual yang membutuhkan banyak waktu dan dana.

Persiapan

Untuk memudahkan penyebaran, maka sebelumnya kita harus mengumpulkan profil dari pengguna perpustaaan. Mengklasifikasikan mereka ke dalam kelompok subjek atau bidang penelitian yang mereka minati.

Pada yahoo, kita dapat membagi profil pengguna ini dengan membentuk kategori-kategori. Setiap kategori berisi daftar email peneliti yang mempunyai minat informasi tertentu.

Kategori secara berkala harus diedit dan dikembangkan sesuai dengan perkembangan waktu dan profil pengguna.

email1

Pada gambar di atas, kolom sebelah kiri menunjukkan daftar kategori subjek yang menjadi minat peneliti, dengan sekali kirim satu nama kategori, maka semua alamat email peneliti yang termasuk kategori tersebut akan terkirim. enak ya …….

Data yang akan disebarkan

Selanjutnya kita menyiapkan data yang akan dikirim. Data merupakan hasil penelusuran dari berbagai sumber baik dari koleksi terectak ataupun elektronis. Data yang disiapkan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Oleh karena itu, rencana penelitian atau CARIS menjadi penting untuk diketahui oleh pustakawan atau data rencana penelitian yang disusun oleh bagian program perlu dicari tahu oleh seorang pustakawan.

Data dapat dibuat dengan word atau dikonvesrsi menjadi file PDF. File tersebut kemudian dilampirkan atau di- ATTACHMENT -kan pada email yang dikirmkan oleh pustakawan kepada kelompok kategori.

email2

Pada gambar di atas, file yang dilampirkan atau di-attachment-kan terlihat mempunyai tanda gambar klip. pada gambar di atas ada 5 file pdf yang dilampirkan untuk dikirim kepada pengguna.

Jumlah file yang dapat dikirimkan menggunakan yahoo sekitar 1 GB. Jadi pada email bukan jumlah yang menentukan, tetapi ukuran filenya. Bila satu file berisi lebih dari 1 GB maka file tersebut kemungkinannya tidak dapat terkirim. Oleh karena itu, fasilitas email lain dapat digunakan untuk mengatasi masalah tersebut. Misalnya kalau ada masalah dengan yahoo, kita dapat menggunakan gmail.com. Tentunya setelah kita mendaftar terlebih dahulu ke http://www.gmail.com

Untuk mendapatkan informasi yang sesuai kebutuhan diperlukan stratei penelusuran yang tepat (silakan baca strategi penelusuran). Banyak pustakawan yang kurang menguasai teknik dan strategi penelusuran sehingga informasi yang diperoleh menjadi terlalu luas dan perlu ada seleksi yang banyak memakan energi. Sebagai contoh kata kunci apa yang harus digunakan untuk judul tertentu, bagaimana menempatkan sintak sintak pada kotak penelusuran, seperti penggunaan tanda *, +, tanda petik dan sebagainya.

TindakLanjut

Apabila langkah-langkah di atas sudah dilakukan, kegiatan yang perlu dilakukan adalah menindaklanjuti apabila ada permintaan atau feedback atas informasi yang sudah kita sampaikan kepada pengguna. Jangan hanya bisa menyampaikan tetapi melayani tindaklanjutnya tidak mau. Kalau seperti itu maka kualitas pelayanan perpustakaan kita dipertaruhkan atau perlu dipertanyakan kembali.

Eka Kusmayadi

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: