EFISIENSI KATALOGISASI BUKU (MONOGRAPH) SECARA ELEKTRONIK DI PERPUSTAKAAN BBALITVET

oleh Sri  Purwati
Balai Besar Penelitian Veteriner

RINGKASAN

Perkembangan teknologi informasi (TI) di bidang perpustakaan berdampak positif terhadap  kegiatan katalogisasi bahan pustaka, termasuk di dalamnya pengatalogan buku. Perkembangan tersebut merupakan suatu kebutuhan kita dalam mengantisipasi transfer informasi serta kemaslahatannya bagi peran pustakawan.  Sebelumnya, dengan sistem konventional, pustakawan harus melakukan pengatalogan  buku dengan alat bantu seperti mesin tik dan mesin pencetak kartu (card duplicator), yang tentunya lebih banyak makan waktu dalam penyelesaian pekerjaannya. Terkesan kemudian, cara konvensional tidak praktis karena bergantung sepenuhnya pada keberadaan SDM dan terbatas dalam pentransferan informasi lebih jauh dan luas. Langkah pengatalogan buku secara elektronis banyak mengalami penyurutan dibandingkan dengan cara konvensional sehingga pekerjaan menjadi lebih ringkas dan efisien serta tujuan akhir pekerjaan, yaitu mempersiapkan katalog sebagai petunjuk keberadaan buku atau alat menemukan buku dapat tercapai lebih cepat. Pemanfaatan TI dalam katalogisasi buku secara elektronis di Perpustakaan  BBalitvet berpotensi mempercepat tersedianya informasi buku baru bagi pengguna karena dengan cara elektronis lebih banyak buku yang dapat diselesaikan pengatalogannya dibanding dengan cara konvensional.

Kata kunci: Katalogisasi; Elektronik

PENDAHULUAN

Perpustakaan BBalitvet merupakan salah satu dari 63 Perpustakaan khusus lingkup Badan Litbang Pertanian yang ada saat ini. Sebagai salah satu Perpustakaan Bidang pertanian, potensi sumber daya informasi yang tersedia adalah sesuai dengan organisasi induknya, yaitu bidang penyakit hewan/veteriner. Pada dasarnya koleksi Perpustakaan BBalitvet terbagi ke dalam 2 (dua) jenis, yaitu koleksi cetak dan koleksi elektronik (visual). Koleksi cetak antara lain terdiri dari buku atau monograph (selanjutnya dalam tulisan ini digunakan istilah buku), majalah primer dan sekunder, peta dan koleksi elektronis terdiri dari koleksi buku elektronik dan  majalah sekunder.

Untuk memanfaatkan koleksi yang ada di suatu perpustakaan, pengguna memerlukan alat bantu yang umumnya disebut katalog. Anglo American Cataloging Rules, 2nd edition (1998:616) mendefiniskan katalog sebagai ” suatu daftar bahan pustaka yang menjadi isi suatu perpustakaan atau sekelompok perpustakaan yang diatur sesuai dengan rencana yang pasti”.  Tujuan atau objek katalog menurut pustakawan Cutter tahun 1876 adalah: memungkinkan pengguna menemukan koleksi perpustakaan dengan pendekatan berdasarkan pengarang, judul  atau subyek. Katalog juga berfungsi menunjukkan koleksi yang dimiliki perpustakaan antara lain berdasarkan pengarang atau subjek tertentu (Sulistyo-Basuki, 1991:316).

Semua kartu katalog yang tersedia di perpustakaan dipersiapkan oleh pustakawan dalam melaksanakan kegiatannya. Pada umumnya kegiatan yang dilakukan dalam suatu perpustakaan secara garis besar terdiri atas :pengadaan, pengolahan, pelayanan yang meliputi sirkulasi, fotokopi/pemindaian dan referens atau rujukan. Pengolahan merupakan salah satu kegiatan perpustakaan yang dilakukan setelah pengadaan. Kegiatan ini dilakukan untuk mengolah dan menyiapkan koleksi perpustakaan yang baru agar dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan. Pengolahan terdiri dari proses katalogisasi,  klasifikasi, pemberian kelengkapan koleksi, antara lain seperti label nomor panggil dan  kantong buku.

Perkembangan di bidang teknologi informasi terbukti banyak memberikan pengaruh positif bagi pustakawan dalam melaksanakan kegiatannya, dalam hal ini kegiatan katalogisasi bahan pustaka.  Ketersediaan perangkat lunak yang sesuai dan keterampilan pengguna dalam menggunakannya menjadikan kegiatan katalogisasi menjadi lebih efisien. Makalah ini bertujuan untuk mendeskripsikan kegiatan katalogisasi buku secara elektronis dan alasannya dilakukan oleh pustakawan di Perpustakaan BBalitvet. Untuk memberikan adanya gambaran pengaruh efisiensi  katalogisasi secara elektronis, dalam makalah ini juga diuraikan perbandingan pembuatan katalog secara konvensional dan elektronis.

BAHAN DAN CARA

Bahan tulisan adalah pengalaman kerja dan praktik yang dilaksanakan di perpustakaan ditambah dengan literatur yang terkait dan sesuai, yang digunakan untuk menunjang kelancaran penulisan.

PEMBAHASAN

Efisiensi adalah cermat, tidak membuang-buang energi dan waktu (Kamus Umum Bahasa Indonesia, 1985: 266). Sementara itu, Oxford Advanced Learner’s Dictionary  of Current English (1974: 277)  mengungkapkan makna efficiency sebagai: state or quality of being able to produce  a desired or satisfactory result [=keadaan  atau kualitas kemampuan untuk menghasilkan suatu hasil sesuai keinginan atau memuaskan]. Dengan demikian, yang dimaksud dengan efisiensi katalogisasi buku adalah suatu kegiatan membuat katalog buku secara cermat dengan kualitas yang memuaskan, dan dalam makalah ini yang dimaksud dengan  pembuatan katalog  efisien yaitu dengan menggunakan komputer dan perangkat lunak yang sesuai.

Berdasarkan sejarahnya Perpustakaan BBalitvet berdiri sejak tahun 1908 bersamaan dengan tahun lahirnya Veaartsenijkundige Institut,  yaitu lembaga induk tempat perpustakaan bernaung. Pada masa itu katalog bahan pustaka, terutama buku masih dilaksanakan secara konvensional dengan bukti adanya jajaran katalog dengan beragam ukuran yang ditempatkan pada ukuran laci katalog yang juga berbeda ukuran satu dan lainnya.   Pada saat itu ukuran katalog  belum menggunakan standar ukuran katalog pada umumnya, yaitu ukuran 12, 5 X 7,5 cm. Tajuk subyeknya pun menggunakan Bahasa Belanda.

Pada sekitar tahun 1980an, katalogisasi bahan pustaka mulai menggunakan standar  yang berlaku di dunia perpustakaan pada umumnya, yaitu:

a)      untuk katalogisasi  secara bibliografi deskriptif, yaitu uraian buku fisik buku dalam katalog,  digunakan Anglo – American Cataloguing Rules,  edisi ke-2, revisi tahun 1998. Standar ini memberikan pilihan tiga tingkat uraian fisik buku dalam katalog, dan Perpustakaan BBalitvet menentukan pilihan tingkat 2 karena ruas yang terdapat dalam filenya lebih luas, dan ini berguna untuk mengantisipasi ruang bagi perkembangan katalog di masa depan.

b)      untuk pencantuman nomor klasifikasi digunakan Universal Dewey Classification Edisi 2, tahun 1993. Fungsi nomor klasifikasi yaitu menempatkan buku dalam jajaran berdasarkan nomor yang  sesuai dengan isi bahasan dalam buku sehingga buku dalam bahasan yang sama, misalnya penyakit hewan akan berjajar berdekatan dengan buku lain  dengan nomor klasifikasi  yang sama yaitu, 619.

c)      untuk menguraikan isi buku secara ringkas, digunakan CAB Thesaurus. Fungsi standar ini dalam katalogisasi buku, yaitu sebagai kendali kosa kata (controlled vocabulary) sehingga pemilihan tajuk subjek dapat taat azas.

PENGATALOGAN SECARA KONVENSIONAL

Pada pengatalogan buku secara konvensional dilakukan tahapan berdasarkan  prosedur standar operasionalnya sebagai berikut:

Pra-katalogisasi Sebelum kegiatan katalogisasi dilakukan, buku-buku yang akan diolah diperiksa kesesuaian isinya/diseleksi dengan berdasar pada kebijakan pengolahan buku di Perpustakaan BBalitvet yang hanya akan mengoleksi buku sesuai dengan mandat balai, yaitu bidang penyakit hewan dan bidang terkait lainnya yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan penelitian di balai, kemudian dilakukan langkah sebagai berikut:

1)  Buku yang akan diolah dicek/diverifikasi  ke katalog, guna mengetahui buku tersebut sudah diolah sebelumnya, guna menghindari duplikasi koleksi;

2) Bila buku tersebut buku baru, diberi nomor induk dan sumber perolehannya, buku dicap kepemilikan Perpustakaan BBalitvet; sebaliknya, bila ternyata buku itu duplikat tidak diolah dan disimpan ke dalam kelompok buku-buku yang akan disumbangkan nantinya ke instansi yang membutuhkan;

Pembuatan katalog

3)  Kemudian kegiatan pencatatan dilanjutkan dengan menggunakan  kertas buram kerja(worksheet)  dan diuraikan deskripsi bibliografis buku;

4)  Diberi tajuk subjek buku, berdasarkan konsep isi bahasan dalam buku;

5)  Diberi cantuman nomor klasifikasi;

6)  Berdasarkan nomor klasifikasi dan tiga digit pertama titik akses buku dan inisial judul buku, dicantumkan nomor pengrakkan, dengan mengacu sebelumnya ke jajaran kartu shelf list, yaitu jajaran katalog kartu utama yang berfungsi sebagai kendali pemberian nomor pengrakkan. Hal ini dilakukan agar setiap buku memiliki nomor pengerakkan yang unik, atau nomor yang tak ada duanya yang nantinya akan memudahkan dalam melakukan proses inventarisasi koleksi (stocktaking).

7)  Proses pencetakkan kartu. Pada katalogisasi secara konvensional, semua data pada kartu utama diketikkan ke dalam kertas stensil seukuran mesin duplicator, yaitu mesin pencetak kartu secara manual sehingga sebelum proses  pencetakkan kartu dimulai, pustakawan harus memotong kertas stensil sesuai ukuran katalog yang diperlukan dan pada semua bagian stensil itu ditempelkan kertas karton  manila dengan ukuran tertentu yang berfungsi melekatkan kartu  stensil itu menjadi satu di lembar bagian atas dan bawahnya dengan menggunakan stapler.

Ada pun contoh mesin duplicator sebagai berikut:

vet8Gambar 1. Mesin duplicator dalam keadaan terbuka dan tertutup

Proses pengerjaan  pencetakkan kartu secara konvensional adalah sebagai berikut:

7)a. Mesin ini memiliki dua bagian, yang bagian atasnya diberi lapisan karet yang berfungsi sebagai penjepit kartu yang akan dicetak yang berukuran 12,5 X 7, 5 cm, pada bagian yang satunya lagi disapukan tinta duplikator, kemudian ditempelkan kertas stensil yang sudah berisikan data katalog, kemudian mesin ini ditutup, ditekan dan didorong menggunakan tangan ke bawah guna memberikan kekuatan agar dapat diperoleh cetakan kartu katalog yang dimaksud. Kegiatan ini dilakukan berulang-ulang untuk kartu katalog yang sama hingga diperoleh kartu utama dan kartu tambahan yang diperlukan.

Kemudian kartu dikeringkan;

7b). Kartu yang sudah kering tersebut diberi tajuk sesuai dengan perencanaan sebelumnya, dengan  menggunakan mesin tik. Adapun yang dimaksud dengan kelengkapan satu set kartu katalog adalah serangkaian kartu yang terdiri dari kartu utama dan kartu tambahan, yang terdiri dari kartu subyek, kartu pengarang ke dua, kartu pengarang ke tiga (bila ada). Fungsi kartu tambahan (added entry) dalam katalog adalah untuk memberikan titik telusur tambahan atau alternatif bagi pengguna dalam menemukan buku yang dicarinya.

7c). Dengan menggunakan mesin tik, diketik kartu acuan silang/ cross reference, yaitu kartu pemandu yang berfungsi untuk menunjukkan/mengacu dari satu istilah yang tidak digunakan ke istilah yang digunakan, misalnya tetelo, lihat NEWCASTLE DISEASE  atau dari istilah yang digunakan sebelumnya ke istilah yang baru, misalnya BALITVET lihat juga BBALITVET, sehingga informasi sebelumnya menjadi satu kesatuan atau kelanjutan dari informasi sebelumnya.

Pasca-pembuatan katalog

8). Kartu-kartu tersebut kemudian dijajarkan/filing ke dalam laci katalog sesuai dengan penempatannya, misalnya kartu acuan dijajarkan pada laci katalog indeks, kartu pengarang dan judul dijajarkan ke dalam jajaran laci katalog pengarang dan judul, sedangkan kartu subjek dijajarkan pada laci katalog subyek, dengan pengaturan penjajaran yang dianut Perpustakaan Bbalitvet, yaitu berdasarkan abjad.

PEMBUATAN KATALOG SECARA ELEKTRONIS

Pada pembuatan katalog secara elektronis, prosedur standar operasi untuk pra-pembuatan katalog elektronis sama dengan cara pembuatan katalog konvensional. Yang berbeda yaitu pada:

Pembuatan katalog

  • Data deskripsi bibliografis, nomor induk dan sumber perolehannya, tajuk subjek serta nomor klasifikasi, nomor induk buku dan nomor pengerakkan dimasukkan ke dalam ruas yang sesuai dan tersedia  dalam  lembar kerja  yang ada di dalam komputer yang menggunakan perangkat lunak CDS-ISIS versi Windows sebagai satu cantuman (record). Kumpulan cantuman ini menjadi satu pangkalan data yang dinamai CATLO. Untuk memperjelas bagaimana tampilan pangkalan data ini di bawah ini adalah contoh salah satu cantumannya:

Gambar 2: Contoh cantuman dalam pangkalan data buku (Catlo)

  • Langkah pencetakkan kartu cara elektronis: buka data base catlo à lalu klik; diisi nomor MFN (nomor record atau cantuman) yang akan dicetak kartunya àsave ke MS word à edit cantuman dan set up sesuai dengan ukuran kartu katalog 12,5 x 7, 5 cm, lalu diprint sesuai dengan kebutuhan. Untuk mencetak kartu tambahan (added entry) diketik dulu informasi yang akan ditambahkan pada kartu sebagai titik telusur tambahan/alternatif, contohnya: pengarang ke 2 atau ke tiga atau subjek, dll.
  • Langkah pencetakkan label nomor pengrakkan: buka data base catlo à lalu klik; diisi nomor MFN (nomor record atau cantuman) yang akan dicetakà klik label à save ke MS word. Untuk menyesuaikan ukuran huruf, karena label nomor pengrakkan sifatnya harus terlihat dari kejauhan yang cukup untuk mata, font hurufnya lebih dibesarkan dari font huruf ukuran untuk kartu katalog.

Pasca Pembuatan katalog

  • Pada pengatalogan secara elektronis, prosedur standar operasi untuk pasca pembuatan katalog elektronis sama dengan cara konvensional.

Tabel 1. PERBANDINGAN PENGKATALOGISASIAN SECARA KONVENSIONAL DAN ELEKTRONIS

No. Variabel perbandingan tahapan pengatalogan konvensional elektronis
1. Kegiatan pra- pengatalogan
2. Kegiatan pengatalogan

  1. deskripsi bibliografi, tajuk subyek dan klasifikasi;
  2. pencetakkan kartu/label nomor pengrakkan  dengan alat bantu:

● mempersiapkan kertas stensil

● card duplicator

● mesin tik

● komputer

X

X

X

X

3. Kegiatan pasca-pengatalogan

a. penjajaran kartu secara manual

Keterangan: √= dikerjakan;     X= tidak dikerjakan

Untuk menggambarkan pembuatan katalog secara elektronis lebih efisien daripada konvensional, maka ke dua cara tersebut dibandingkan. Berdasarkan uraian tabel 1 dan didasarkan pada variabel yang disandingkan pada ke dua cara tersebut, dapat diperoleh cara untuk menganalisa perbandingan tersebut.

Pada kedua cara pembuatan katalog dilakukan tahap pra-pembuatan katalog, yaitu kegiatan seleksi, verifikasi, pemberian nomor induk, pemberian cap kepemilikan perpustakaan serta sumber perolehan buku. Kemudian  pembuatan katalog, dilakukan hal yang sama meliputi penguraian fisik buku yang disebut deskripsi bibliografis, proses analisis/sintesis guna mendapatkan konsep bahasan isi buku, dan pemberian nomor klasifikasi yang berfungsi memberi nomor urut penempatan buku di rak.

Unsur perbedaan kedua cara pembuatan katalog mulai terlihat pada proses pencetakan kartu katalog dan label nomor pengrakkan. Pada cara konvensional, pencetakan kartu katalog membutuhkan proses yang lebih panjang dari cara elektronis, karena sebelum pencetakkan kartu dilaksanakan, perlu dipersiapkan antara lain pemotongan kertas stensil yang berfungsi sebagai ”sablon” katalog yang akan dicetak dan persiapan mesin card duplicator.  Selain itu, secara manual dilakukan penggandaan pencetakkan kartu katalog utama secara berulang-ulang guna memperoleh satu set kartu yang dibutuhkan. Lebih jauh lagi, untuk melengkapi unsur informasi dalam kartu katalog yang selesai dicetak perlu dilakukan kegiatan pengetikkan dengan mesin tik. Sedangkan dalam proses pencetakkan kartu dengan cara elektronis, semua unsur informasi yang merupakan hasil penguraian deskriptif, analisa sintesa isi buku serta nomor pengerakkan, semuanya diketikkan ke dalam worksheet yang terdapat dalam komputer yang kemudian  diproses oleh sistem perangkat lunak yang digunakan. Proses pencetakkan kartu, penggandaan kartu atau pun label nomor pengrakkan, semuanya dilakukan oleh satu sistem dengan satu alat, yaitu komputer dengan perangkat lunaknya.

Pada kegiatan pasca pembuatan katalog, yaitu pada tahap penjajaran kartu katalog, kedua cara  konvensional mau pun elektronis melakukannya secara manual. Namun sebenarnya bila aplikasi sistem elektronis dilaksanakan sepenuhnya di perpustakaan, tidak diperlukan lagi pencetakan kartu pada cara pembuatan katalog elektronis karena pengguna dapat mengakses koleksi  menggunakan komputer sebagai pengganti kartu katalog karena semua unsur titik telusur yang tersedia di kartu katalog cetak, tersedia pula di komputer. Untuk mengantisipasi terputusnya aliran listrik ataupun kerusakan pada komputer, maka pencetakkan kartu pada cara pembuatan katalog  elektronis untuk menghasilkan kartu katalog  masih tetap dilakukan  di Perpustakaan BBalitvet.

SIMPULAN

Dapat disimpulkan bahwa pembuatan katalog secara elektronis terbukti lebih efisien daripada secara konvensional, karena tidak membuang energi dan waktu. Selain itu, alat bantu yang digunakan cukup komputer dan perangkat lunak yang sesuai. Lebih jauh lagi, langkah pengerjaan katalogisasi menjadi lebih pendek. Oleh karena alasan inilah katalogisasi dengan cara konvensional tidak lagi diberlakukan, karena kemudahan, kecepatan  dan kualitas produk katalog yang dihasilkan lebih baik dengan cara elektronis. Dengan demikian,  menjadi mungkin jumlah satuan  buku yang dikatalogisasi dengan cara elektronis lebih banyak dihasilkan,  dibandingkan dengan cara konvensional. Sebagai tambahan, dengan cara elektronis,  lebih banyak lagi informasi dari buku terbaru  dapat disediakan untuk pengguna.

DAFTAR PUSTAKA

  • Anglo- American  Cataloging Rules/Prepared under the Direction of the Joint Steering  Committee for Revision of  AACR, a committee of the American Library Assocation, the Australian Committee on Cataloging, the British  Library, the Canadian on Cataloguing, the Library Assocation, the Library of Congress.= 2nd ed., 1998 revision. 676 hal.
  • Hornby, A.S. (ed.). Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English. Oxford: Oxford University, 1974. 1037 hal.
  • Poerwodarminta, W.J.S. . 1985. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Diolah kembali oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.- Jakarta: Balai Pustaka.
  • Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan.- Cet.1.-  Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 467 hal.

Satu Tanggapan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: