KATALOGISASI JURNAL ATAU MAJALAH SECARA KONVENSIONAL DAN ELEKTRONIS DI PERPUSTAKAAN BBALITVET

Oleh:

Yulia Rukminingsih dan Siti Kuraesin
Pustakawan pada BBalitvet

RINGKASAN

Perkembangan teknologi informasi memungkinkan kualitas layanan yang aktual dan “up-to-date”. Kebutuhan akan layanan seiring  dengan tuntutan kerja yang lebih  profesionalis guna menjawab akselerasi teknologi informasi yang berdaya guna. Jurnal atau majalah sebagai media informasi, idealnya tidak hanya tersedia dalam katalog media konvensional atau cetak, melainkan juga elektronis. Melalui media elektronis ini, katalog majalah perpustakaan BBalitvet dapat diakses lebih cepat dan terjangkau oleh lebih beragam pengguna dimanapun berada, selama terdapat koneksi internet. Pengolahan majalah secara elektronis dapat dilakukan lebih mudah dan lebih ringkas karena pengerjaannya  hanya memasukkan data ke dalam tag-tag yang sudah tersedia dan tidak perlu mengetik kartu dan menjajarkan kartunya ke dalam kardex. Bila sebelumnya, melalui media konvensional lebih panjang  dan penggunaan alat bantu yang lebih banyak, misalnya kardex, mesin tik dan kartu-kartu majalah yang berbeda warna digunakan sesuai dengan jenis majalahnya. Persoalan ini diantisipasi dengan memindahkan format pendataan yang lebih sistematis dan terklasifikasi dengan menggunakan program CD/ISIS for Windows. Namun demikian, dalam penyimpanan data majalahnya, Perpustakaan Bbalitvet masih menerapkan dua versi katalog, yaitu katalog kartu (konvensional) dan pangkalan data kimba (elektronis) guna mengantisipasi adanya gangguan virus komputer ataupun pemadaman aliran listrik.

Kata kunci: Katalogisasi, majalah

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi memungkinkan kualitas layanan yang aktual dan “up-to-date”. Banyaknya informasi yang terkumpul di perpustakaan harus dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan standar pengolahan majalah . Perpustakaan Bbalitvet merupakan salah satu dari 63 perpustakaan khusus lingkup Badan Litbang Pertanian yang ada saat ini, sebagai salah satu perpustakaan bidang pertanian, koleksi perpustakaan yang tersedia sesuai dengan organisasi induknya, yaitu bidang penyakit hewan/veteriner. Jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Bbalitvet ialah:  buku, majalah, dan reprint atau fotokopi artikel. Majalah adalah bagian dari terbitan berseri atau serial, majalah sebagai sarana komunikasi formal yang memuat informasi mutakhir, penemuan sumber informasi bentuk baru yang segera dipublikasikan, majalah banyak diminati sebagai sumber informasi primer di Perpustakaan. (Sulistio Basuki, 1991). Koleksi majalah adalah majalah, buletin, laporan tahunan, warta, jurnal/journal. Dengan perkembangan teknologi dan berkembangnya, perpustakaan digital koleksi perpustakaan menjadi bentuk buku elektronis, majalah elektronis dan artikel yang diunduh dari internet. Jenis koleksi ini dikelola oleh Perpustakaan menggunakan sisitem yang sudah baku. Katalogisasi majalah  di perpustakan Bbalitvet masih dilakukan secara konvensional dan elektronis. Tujuan penulisan ini adalah untuk menggambarkan bahwa pengolahan majalah secara elektronis tidak dapat dilakukan sepenuhnya dan masih diperlukan cara konvensional di perpustakaan BBalitvet

BAHAN DAN CARA

Perpustakaan Bbalitvet memiliki koleksi majalah. Majalah yang dimiliki Perpustakaan sebanyak 1080 judul nasional dan majalah internasional. Cara pengatalogan dengan mengalihkan  data bibliografi majalah, berdasarkan volume, nomor, tahun terbit, penerbit, kota terbit, ISSN, dan asal perolehan majalah serta tanggal penerimaan majalah.

PEMBAHASAN

Majalah banyak diminati oleh para peneliti dan ilmuwan maupun pengguna lainnya karena majalah menyajikan artikel-artikel yang mutakhir/baru sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi. Oleh karena itu, Perpustakaan dituntut untuk memiliki koleksi majalah  yang mutakhir, begitupula dengan pengelolaan majalahnya harus lebih mudah untuk proses

temu kembali informasinya. Perpustakaan Bbalitvet menerapkan dua sistem pengolahan, yaitu pengolahan secara konvensional dan pengolahan secara elektronis, tahapan pengolahannya dapat dilihat dibawah ini.

Tahapan  pengolahan majalah secara konvensional

Pengolahan majalah dilakukan setiap kali majalah datang, majalah tidak ditumpuk langsung diregistrasi. Langkah-langkah pengolahan majalah secara konvensional sebagai berikut: majalah yang baru datang diperiksa oleh  petugas perpustakaan apakah alamat untuk perpustakaan atau bukan,  bila bukan  dikembalikan ke bagian Sekretariat untuk dikirim ke alamat yang dituju. Bila betul untuk Perpustakaan, paket atau amplop dibuka dan diperiksa secara fisik apakah ada yang sobek atau rusak, bila tidak ada yang rusak majalah di registrasi, langkah pertama dicap kepemilikan yang berisi informasi tanggal penerimaan dan nomor display,  kemudian dicatat ke dalam kartu majalah yang sesuai dengan warna kartu yang sudah dibakukan, kartu warna merah untuk koleksi sekunder seperti abstrak atau bibliografi, kartu warna putih untuk koleksi majalah primer misalnya jurnal atau buletin, dan kartu warna kuning untuk koleksi laporan misalnya laporan tahunan atau laporan bulanan. Pembedaan warna kartu ini bertujuan untuk proses perhitungan koleksi majalah berdasarkan jenis publikasinya, misalnya ingin mengetahui jumlah koleksi laporan tahunan yang dihitung hanya kartu yang berwarna kuning. Data bibliografi yang  dimasukkan ke dalam kartu majalah ialah judul, volume, nomor, tahun dan tanggal penerimaan. Apabila judul majalah baru, dicatat dahulu  ke dalam buku induk majalah, dicatat data bibliografinya  judul, volume, nomor, tahun yang diterma, penerbit, kota terbit,  ISSN, frekuensi terbitnya majalah dan  asal perolehan majalah apakah dari pertukaran, pembelian atau hadiah. Di dalam buku induk majalah ini juga kita bisa mengetahui berapa judul majalah baru yang diterima setiap bulannya, dan penambahan koleksi setiap tahunnya dapat diketahui di buku induk untuk data laporan tahunan koleksi majalah Perpustakaan. Judul majalah baru setelah dicatat ke dalam buku induk dibuatkan kartu majalahnya berisi data bibliografi sesuai dengan pencatatan di buku induk. Selanjutnya,  kartu majalah dijajarkan kedalam kardex yang disusun secara alphabet judul majalah. Kardex  sebenarnya merupakan merek perusahaan yang memproduksi laci dari baja/alumunium khusus untuk pencatatan majalah. Kartu majalah berfungsi untuk  mengetahui kepemilikan majalah, mengetahui nomor terakhir yang dimiliki/diterima Perpustakaan. Contoh kartu majalah dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar. 1. Kartu majalah

Tahapan pengolahan majalah secara elektronis

Proses otomasi pengolahan majalah konvensional ke elektronis tahapan yang dilakukan adalah: kartu majalah diambil dari kardex  kemudian data bibliografinya  di entri menggunakan program CDS/ISIS for Windows database kimba (katalog majalah). Data bibliografi yang dimasukkan ke dalam database kimba adalah judul majalah, volume, nomor, tahun terbit, kota terbit, dan penerbit nya. Di dalam program CDS/ISIS for Windows database kimba banyak sekali tag-tag yang harus diisi, Perpustakaan Bbalitvet mengacu ke standar pengolahan majalah yaitu Anglo-American Cataloguing Rules Second edition 1998 Revision (AACR2) No.12.0B1. Printed serials. Tag – tag yang diisi ialah:

1. Catatan tahun masuk: tahun majalah yang diterima oleh Perpustakaan,

2. Jenis serial: jenis koleksi majalah primer seperti jurnal atau bulletin, majalah sekunder

seperti indeks  atau bibliografi dan  laporan. Contohnya: koleksi jurnal diketik j,

3. Title/judul: judul majalah atau jurnal, judul bulletin, dan judul laporan,

4. Nomor yang dimiliki: diketik nomor, volume, tahun yang dimiliki atau diterima,

5. No.Pert/Terakhir Tjk.pada judul: 1990 – 1995,

6. Publikasi/distribusi = tajuk Bad. Korp: diketik kota terbit, penerbit dan tahun terbit,

pengetikannya     diawali dengan tanda  tudung misalnya ^aSurabaya ^bPusat Veterinaria

^c1987,

7. Frekuensi: diketik jangka waktu terbitan majalah misalnya dwi minggu atau bulanan,

8.  Bahasa: sesuai dengan teks  misal bahasa Ingris diketik En dan bahasa Indonesia diketik In,

9.  ISSN: diketik nomor ISSN (International Standard Serial Number),

10. Had/Tuk/Beli/Depos: cantumkan satu keterangan sesuai dengan cara perolehan HAD

untuk hadiah,  TUK untuk tukar, BEL  untuk beli dan Depos untuk pinjaman sementara,

11. Dilanjutka dengan: diketik judul majalah yang baru misal lanjutan dari majalah

sebelumnya yaitu Jurnal Ilmu Ternak dan  Veteriner,

12. Lanjutan dari:diketik judul majalah sebelumnya misalnya lanjutan dari Penyakit Hewan,

13. Operator: nama orang yang mengentri/mengetik,

Setelah semua tag-tag diisi kemudian di “ save “ sehingga data yang disimpan tidak hilang  lalu di “ inverted “ agar data yang dimasukkan dapat ditelusur atau dicari kembali dengan fasilitas “ Search “ yang ada di program CD/ISIS for Windows. Gambar 2 contoh tampilan Program CDS/ISIS for Windows database kimba dan tag-tag yang diisi.

vet1Gambar. 2. Tampilan database kimba

Keuntungan dan kekurangan pengolahan majalah secara konvensional dan elektronis

Tabel.1.  Keuntungan dan kekurangan

No.

Variabel perbandingan

Konvensional

Elektronis

1. Registrasi majalah

+

+

2. Entri data

+

3. Keamanan penyimpanan data

+

+

4. Proses temu kembali

+

5. Penyebaran informasi

+

Keterangan : (-)  = tidak dilakukan  (+)  =  dilakukan

Kegiatan registrasi majalah  secara konvensional lebih banyak tahapan yang dilakukan dari pemilihan warna kartu sampai menjajarkan kartu ke dalam kardex dengan sistem alfhabet, sedangkan registrasi secara elektronis lebih ringkas karena sudah tersedia tag-tag yang harus diisi. Untuk mengentri data majalah secara konvensional pun lebih lama karena harus mencari satu persatu kartu yang ada di dalam kardex, sedangkan kelebihan dalam kartu dapat mencantumkan tanggal penerimaan majalah. Kalau untuk entri data secara elektronis lebih cepat karena dapat menggunakan fasilitas penelusuran tinggal memasukkan judul majalah saja. Pada sistem penyimpanan konvensional penyimpanan data sebagai “ back-up “ untuk sistem elektronis, katalog kartu untuk mengantisipasi pemadaman listrik dan virus komputer. Dengan sistem konvensional jelas pengolahan akan lebih lambat dibandingkan secara elektronis atau adanya pangkalan data kimba (katalog induk majalah). Pengolahan secara konvensional pada saat informasi itu akan disebarkan. Banyak tahapan yang dilakukan,  misalnya pengetikan kembali, judul, volume, nomor dan tahunnya, setelah disusun kemudian disebarkan ke peneliti dengan mem-print daftar majalah baru di Perpustakaan Bbalitvet, sedangkan pengolahan majalah secara elektronis dengan program CDS/ISIS  database kimba penyebarannya lebih luas, di mana pun orang dapat mengakses situs Bbalitvet, asalkan terkoneksi dengan internet.

KESIMPULAN

Pengolahan majalah yang dilakukan di Perpustakaan BBalitvet menggunakan dua  sistem secara konvensional (katalog kartu) dan secara elektronis (database kimba), keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan. Berdasarkan analisa perbandingan pekerjaan katalogisasi konvensional dan elektronis, terbukti bahwa secara elektronis, pekerjaan katalogisasi menjadi lebih ringkas dibandingkan dengan konvensional. Namun pustakawan pun harus mengantisipasi masalah yang mungkin timbul, misalnya gangguan kerusakan komputer ataupun pemadaman listrik yang mungkin terjadi. Sehingga dengan diterapkannya dua sistem ini,  pengelolaan majalah di Perpustakaan Bbalitvet menjadi lebih baik.

UCAPAN TERIMA KASIH

Terima kasih sebesar-besarnya penulis sampaikan kepada bapak Drs. Dadan Suwarna dan ibu Zakiah Muhajan, SS., M.Hum. atas bimbingan dan pelatihan yang telah diberikan kepada kami sehingga tulisan ini dapat disajikan dengan baik.

DAFTAR BACAAN

  1. Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan.- Jakarta: Gramedia Pustaka Umum. hal.242-256.
  2. Anglo-American Cataloguing Rules Second edition 1998 Revision (AACR2) No.12.0B1. Printed serials. hal.276.

Satu Tanggapan

  1. informasi yg saya kira penting bagi pembaca semua.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: