Perkembangan Sistem Otomasi Perpustakaan di UPT BBALITVET

Uka Kahfiana* dan Erik Kurniawan**

* Pustakawan pada BBALITVET ,** Staff Perpustakaan pada BBALITVET

Ringkasan

Perkembangan teknologi informasi mensyaratkan layanan yang aktual dan up to date. hal ini perlu di sikapi khususnya oleh perpustakaan sebagai sumber informasi. Koleksi bahan pustaka sebagai media informasi dapat dijadikan bahan untuk penggunaan sistem otomasi melalui komputer dan website, yang memungkinkan informasi dapat diakses kapan dan di mana pun. Sistim otomasi dapat memudahkan pengguna untuk menelusuri informasi yang dibutuhkannya. Dimana otomasi perpustakaan memungkinkan dipakai melalui cara visual. Database yang dibuat  melalui pendataan sistem otomasi perpustakaan dapat disebarkan dan diakses oleh pengguna dari beragam tempat dan latar belakang. Perpustakaan BBalitvet sebagai perpustakaan khusus veteriner menggunakan aplikasi sistem semi-otomasi yang sudah diterapkan berdasarkan hasil pelatihan yang diselenggarakan oleh PUSTAKA Bogor. Penyebaran informasi di Perpustakaan BBalitvet baru sebatas Local Area Network (LAN) yang dapat diakses di tiap-tiap bagian unit kerja di balai  dan perpustakaan lain yang berada di lingkup Cyber Cimanggu, sedangkan informasi terbaru sudah dapat diakses oleh pengguna melalui website BBalitvet.

Kata kunci : sistem otomasi, semi otomasi, perpustakaan, igloo, winisis


PENDAHULUAN

Perpustakaan BBalitvet merupakan salah satu perpustakaan khusus pertanian dengan kekhususan koleksinya di bidang veteriner atau penyakit hewan. Jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan terdiri dari koleksi cetak yang diterbitkan  mulai dari abad ke 18 hingga sekarang, seiring dengan usia balai yang didirikan pada tahun 1908. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi yang banyak mempengaruhi bidang perpustakaan saat ini, koleksi perpustakaan pun mengalami perubahan format dari cetak ke bentuk digital atau elektronis. Sehingga saat ini koleksi perpustakaan merupakan gabungan dari koleksi cetak dan koleksi elektronis.

Dalam mengelola koleksi yang beragam tersebut, perpustakaan pun mulai menerapkan sistem semi otomasi, yaitu secara berangsur-angsur koleksi yang terbaru mulai diolah dengan menggunakan komputer dan perangkat lunak yang sesuai. Pendit (2008: 222) mendefinisikan otomasi perpustakaan atau lebih tepatnya sistem otomasi perpustakaan adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan dan menyajikan informasi. Lebih jauh,   Saffady (1999: 209) secara luas mendefinisikan “an integrated library system – variously termed an “integrated online library system (IOLS) or simply an “integrated system” – is a computer based information system that uses a single bibliographic database and a set of interrelated application program to automate multiple library applications” [sistem terintegrasi perpustakaan adalah suatu sistem informasi yang berlandaskan komputer yang menggunakan satu pangkalan data bibliografis dan satu set aplikasi program yang saling berhubungan  untuk mengotomasikan berbagai pelaksanaan pekerjaan di perpustakaan]

Penerapan aplikasi komputer untuk mengelola koleksi perpustakaan di Perpustakaan BBalitvet  masih dalam tahap awal. Banyak hal baru yang terjadi, karena pekerjaan yang tadinya dilakukan secara manual saat ini dilakukan secara elektronis. Oleh karenanya perolehan koleksi,  penyimpanan, penemuan kembali, penyajian dan penyampaian jasanya pun mengalami perubahan.  Penggunaan perpustakaan dulunya lebih ditekankan pada intensitas tatap muka langsung dengan pengguna, saat ini jasa perpustakaan tersaji secara virtual di dekstop masing-masing peneliti. Hal ini menjadi mungkin karena di balai dan khususnya perpustakaan sudah terkoneksi dengan fasilitas internet. Pelatihan bagi pustakawan untuk mampu mengelola koleksi elektronis sudah diselenggarakan secara berkesinambungan oleh PUSTAKA, sebagai koordinator pustakawan di lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Namun demikian sudah seberapa jauh Perpustakaan BBalitvet berhasil menerapkan sistem otomasi perpustakaan, dalam makalah ini diuraikan hal apa saja yang telah dilakukan dalam program otomasi ini, keuntungan dan kekurangannya atau halangan yang masih ada sehingga program otomasi ini sudah sebagian dapat dilihat manfaatnya, tetapi belum dapat diaplikasikan sepenuhnya.

BAHAN DAN CARA

Bahan pustaka diolah dengan aplikasi teknologi komputer dan perangkat lunak yang sesuai, kemudian disimpan dalam pangkalan data yang cocok dengan kategori jenisnya, dengan menggunakan perangkat lunak IGLOO dimunculkan dan diakses  secara virtual  dalam Local Area Network (LAN).

PEMBAHASAN

  1. Perpustakaan terotomasi adalah suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terotomasi untuk penanganan sebagian atau seluruh kegiatan rutinnya. Siregar (2009) berpendapat pada dasarnya fungsi utama perpustakaan terotomasi secara penuh terdiri dari :

1)      fungsi pendukung administratif adalah fungsi yang bersifat umum dilakukan di perpustakaan yang diantaranya meliputi, laporan statistik, laporan berkala, pengiriman, dll.;

2)      fungsi pendukung perpustakaan terkait dengan pengembangan dan pemeliharaan koleksi perpustakaan, yang mencakup pengadaan, sirkulasi, pengatalogan dan pengawasan serial;

3)      fungsi temu balik informasi yaitu fungsi yang mendukung akses informasi.

Setiap fungsi tersebut menggunakan informasi dari fungsi lain, sebagai contoh untuk membuat statistik harus mengakses informasi dari sistem sirkulasi.

  1. Dalam sistem otomasi sepenuhnya, kegiatan rutin perpustakaan dilakukan sebagai berikut : (1). Pengadaan atau acquasition ialah kegiatan yang berkaitan dengan perolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran atau pun hadiah. Dalam kegiatan ini termasuk kegiatan pengecekan bibliografis yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan faktur dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan. Sub-sistem pengadaan terotomasi biasanya meemlihara tiga buah file , yaitu file bahan pustaka, pemasok dan pemesan, (2). Pengatalogan (cataloging) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografis untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana untuk mengakses koleksi perpustakaan. Sub-sistem pengatalogan biasanya memelihara satu buah file untuk seluruh jenis bahan pustaka, (3). Pengawasan sirkulasi (circulation) merupakan kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini terkait dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Sub-sistem sirkulasi biasanya memelihara empat buah file, yaitu file judul, eksemplar, pinjaman (transaksi) dan anggota. Pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian dilakukan dengan  pembacaan nomor anggota dan nomor akses dokumen yang biasanya sudah dalam bentuk barcode. Ke tiga kegiatan tersebut di atas berfungsi untuk membentuk suatu pangkalan data atau beberapa pangkalan data yang dapat digunakan untuk menelusur koleksi perpustakaan yang tersedia untuk pengguna.
  1. OPAC adalah penyediaan fasilitas akses koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan. Pengguna menelusur koleksi perpustakaan melalui suatu antarmuka (interface). Hingga saat ini antarmuka OPAC kebanyakan berbasis huruf dan menggunakan perintah singkat (biasanya satu huruf) untuk mengakses cantuman katalog. Dalam sistem terintegrasi (integrated library system), pengguna OPAC dapat pula memeriksa status bahan pustaka, dan melakukan reservasi untuk memberitahu petugas sirkulasi sewaktu bahan yang dipesan dikembalikan. Dewasa ini, melalui antarmuka OPAC, pengguna juga dapat mengakses informasi lain termasuk database bibliogragis tentang artikel dan dokumen teks penuh.

Yang telah dikerjakan di Perpustakaan BBalitvet

  1. Perpustakaan BBalitvet telah berhasil membangun 5 (lima) pangkalan data, yaitu:  pangkalan data buku (Catlo), majalah (Kimba) , artikel yang bersumber dari publikasi kegiatan peneliti Bbalitvet (Veterinariana,  atau umumnya dinamakan Agris), artikel  hasil unduhan dari internet (Vetral), dan artikel bidang penyakit di Indonesia yang dimuat dalam berbagai jurnal yang diterbitkan di Indonesia (Pinvet/Iptan). Contoh masing-masing pangkalan data dan tampilannya dapat dilihat berikut ini:

Gambar 1: Tampilan pangkalan data Catlo                                   Gambar 2: Tampilan pangkalan data majalah (Kimba)

Gambar 3: Tampilan pangkalan data Agris                                     Gambar 4: Tampilan pangkalan data Vetral

Gambar 5. Tampilan pangkalan data Pinvet atau Iptan

Berdasarkan lima pangkalan data tersebut dengan menggunakan perangkat lunak IGLOO untuk menampilkannya secara virtual,  telah dibangun Local Area Network (LAN) yang dapat diakses hampir di setiap disiplin/departemen lingkup BBalitvet dan peneliti dapat mengakses koleksi perpustakaan berdasarkan tujuan tunggal sistem komputer (single-purpose computer system for specific application) dari  ruang kerja peneliti. Maksudnya, peneliti dapat menelusur hanya satu pangkalan data untuk keperluan khususnya, misalnya yang dibutuhkan informasi tentang flu babi, ia dapat menelusur salah satu pangkalan data yang ada, contohnya Vetral, yang memuat artikel dalam format .pdf . Jadi peneliti tidak dapat  menelusur informasi yang dibutuhkannya dan mengharapkan hasilnya merupakan hasil keluaran dari ke lima pangkalan data yang ada. Jadi, sistem otomasi di perpustakan BBalitvet belum terintegrasi secara penuh,  perpustakaan baru mampu  mencapai tahap semi-otomasi. Namun demikian, dalam tahap ini telah terjadi peningkatan kemudahan akses terhadap koleksi dan penyebaran informasi dari perpustakaan kepada peneliti. Selain itu melalui jaringan Cyber Cimanggu, LAN Perpustakaan BBalitvet dapat diakses hingga ke Perpustakaan BIOGEN.

Pada Gambar 6 adalah proses penempatan ke lima pangkalan data  Perpustakaan Bbalitvet yang ditampilkan secara virtual dengan menggunakan perangkat lunak IGLOO. Fungsi ke lima pangkalan data yang tersedia dapat digunakan mengakses koleksi oleh pengguna. Berikut adalah tampilan layar monitor komputer untuk memfasilitasi pelayanan elektronis kepada pengguna

Gambar. 6 Proses inverted data dengan IGLOO

.

Gambar. 7 Tampilan Layanan elektronis

Bila pengguna mengklik OPAC atau intranet, maka yang keluar adalah intranet Perpustakaan BBalitvet, seperti gambar berikut ini

Gambar 8: Tampilan Intranet Perpustakaan BBalitvet

Melalui intranet ini, pengguna dapat mengakses masing-masing pangkalan data yang tersedia. Contoh proses penelusuran pada pangkalan data Vetral ditampilkan pada serangkaian Gambar 9, sebagai berikut:

Gambar 9. Proses Penelusuran database Vetral

2.Informasi terbaru perpustakaan, berupa daftar buku dan majalah terbaru yang diterima perpustakaan, sudah diupload ke situs balai dengan URL http://www.bbalitvet.org atau http://bbalitvet.litbang.deptan.go.id. Dengan cara ini, akses pengguna ke perpustakaan menjadi lebih luas lagi dan perpustakaan tidak perlu lagi menyebarkan daftar terbaru secara manual dan melalui pos kepada pengguna di dalam dan luar balai.

Yang belum dapat dilakukan di Perpustakaan BBalitvet dan masalahnya

  1. Mengintegrasikan 5 (lima) pangkalan data yang ada menjadi satu pangkalan data yang memiliki multi fungsi untuk beragam penggunaan pekerjaan di perpustakaan;
  2. Informasi yang terdapat dalam LAN belum dapat diakses melalui situs web, karena belum tersedia server khusus yang dapat dimanfaatkan perpustakaan. Yang baru ada yaitu server dalam keadaan rusak yang dahulu peruntukkannya untuk jaringan Cyber Cimanggu yang diterima oleh balai dan baru beberapa waktu yang lalu diserahkan ke perpustakaan untuk kepentingan pengembangan perpustakaan digital;
  3. Hingga sejauh ini fungsi kegiatan pendukung administrasi dalam hal ini pencatatan statistik penggunaan perpustakaan oleh pengguna dilakukan secara manual, karena pangkalan data peminjaman buku dan  buku tamu elektronis belum diintegrasikan ke dalam satu sistem terintegrasi. Demikian juga halnya dengan penghitungan hits penggunaan informasi perpustakaan yang terpasang di web balai, masih dilakukan dengan cara manual, penghitungannya dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excell.

KESIMPULAN

Disimpulkan bahwa berdasarkan kegiatan otomasi yang sudah dilakukan oleh Perpustakaan BBalitvet, sejauh ini tahapan yang sudah dicapai adalah sebagai berikut:

1)  Sudah berhasil mengelola koleksi dengan cara semi-otomasi;

2)  Menampilkan koleksinya secara virtual sehingga memudahkan pengguna dalam

mengakses walau pun baru sampai tahap aplikasi tunggal, atau akses per pangkalan

data;

3). Meningkatkan penyebaran informasi yang tersedia di perpustakaan kepada pengguna tanpa batas.

SARAN

1)      Masih diperlukan adanya pelatihan teknis bagi pustakawan oleh PUSTAKA sebagai kelanjutan dari pelatihan sebelumnya, dengan fokus:

● mewujudkan sistem terintegrasi perpustakaan (integrated library system);

● pelatihan dasar tentang aplikasi Database Management System (DBMS).

2) Perlu ada dukungan dari balai sebagai organisasi induk perpustakaan untuk menjamin koneksi internet berjalan lancar dan meningkatkan kapasitas kecepatannya.


DAFTAR BACAAN

  1. Pendit, P. 2008. Perpustakaan Digital dari A – Z.
  2. Saffady, W. 1999. Introduction to automation for librarians.- 4th ed. Chicago: American Library Association. 339 hal.
  3. Siregar, A.R. 2009. Automasi sistem pengelolaan Gray Materials. 9 hal.(http://libaray.usu.ac.id/download/fs/Auto%20Grey%20Materials.pdf [Diakses tgl.15 Juli 2009)

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: