Pedoman pengelolaan dokumen digital

Latar belakang

Salah satu perkembangan perpustakaan sebagai akibat dari berkembangnya teknologi informasi dan telekomunikasi adalah terkumpulnya berbagai informasi dalam bentuk file atau digital. Media informasi tersebut apabila tidak dikelola dengan baik dan benar akan menyulitkan dalam proses temu kembali dan pertukaran informasinya.

Oleh karena itu, PUSTAKA sesuai dengan Kepmentan no. 433/Kpts/HM.160/9/2003 sebagai Pusat Deposit Publikasi di Departemen Pertanian merasa perlu dan berkepentingan untuk membuat suatu standar pengelolaan informasi digital yang dihasilkan oleh instansi-instansi lingkup Departemen Pertanian. Selain untuk mempermudah dan mempercepat proses temu balik informasi, terkelolanya informasi digital juga akan mempermudah proses pertukaran dan pengiriman informasi (information exchange) antar instansi yang membutuhkan informasi tersebut, terutama lingkup Departemen Pertanian.

Kebutuhan Hardware

Hardware yang dibutuhkan untuk mengelola dan menelusur dokumen digital adalah sebagai berikut :

A. Komputer dengan spesifikasi :

RAM 156 Kb atau lebih

Prosesor Pentium III atau lebih

Harddisk 40 GB atau lebih

Monitor SVGA atau lebih

B. Jaringan LAN dan perlengkapannya (Hub,LAN card. Cabelling, dsb)

Kebutuhan Software

Untuk dapat mengelola informasi digital, software yang harus disediakan adalah WINISIS, aplikasi Bibliotheca dan acrobat reader. WINISIS diperlukan untuk mengelola informasi bibliografis dari artikel yang dikumpulkan, sedangkan aplikasi Bibliotheca diperlukan untuk memudahkan penelusuran dan menampilkan file artikel lengkap yang telah disiapkan. WINISIS dibuat oleh UNESCO dan dapat diperoleh secara gratis. WINISIS ini digunakan sebagai basisdata karena dianggap telah familier untuk para pustakawan lingkup Departemen Pertanian, dan telah digunakan sebagai database untuk kepentingan pertukaran informasi. Bibliotheca adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Pustaka menggunakan visual basic versi 6.0. Aplikasi ini menggunakan WINISIS sebagai basisdatanya. Untuk mendapatkan aplikasi Bibliotheca dapat menghubungi Subbidang Aplikasi Teknologi Informasi, Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian, Bogor Jl. Ir H. Juanda no. 20 Bogor. Acrobat reader diperlukan untuk membaca artikel yang mempunyai format ekstensi PDF. Software ini mudah diperoleh, bahkan secara gratis.

Format File Digital

Pada dasarnya semua bentuk file digital dapat dibaca dan digunakan oleh aplikasi Bibliotheca. Namun untuk lebih menjamin keamanan dari proses perubahan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab, maka sebaiknya format file digital disiapkan dalam bentuk file gambar (image) atau sebagian gambar dan sebagian teks. Ekstensi file tersebut adalah PDF, BMP, JPG, GIF. Keempat bentuk file tersebut relatif aman, karena sulit diedit. Perbedaan antara BMP, JPG dan GIF terletak pada besarnya ukuran file.

Pemberian Nama File dan Lokasi Penyimpanannya

Nama file dari setiap artikel digital diberikan berdasarkan urutan nomor artikel dari setiap publikasi yang discan. Setiap nama artikel disimpan di bawah direktori nama publikasinya. Yang perlu diperhatikan dalam pemberian nama file adalah jumlah digit nama file. Jumlah digit maksimal yang dapat digunakan adalah 9 digit. Apabila lebih dari 9 digit, maka file artikel tidak akan tampil saat dipanggil dari Bibliotheca

Struktur direktori dalam penyimpanan filenya adalah sebagai berikut :

OPAC (direktori utama database)

IPTAN (direktori database ke-1)

FULLTEKS (direktori tempat menyimpan file artikel lengkap)

Nama Publikasi (Jurnal A, B, C, dsb)

Tahun Terbit

Volume

Nomor

Nomor urut artikel

BUKU (direktori database ke-2)

FULLTEKS

Nama Publikasi (THESIS, dsb)

Tahun Terbit

Nomor urut artikel

IPTEK (direktori database ke-3 )

FULLTEKS

Nama Publikasi (BROSUR, LIPTAN, dsb)

Tahun Terbit

Nomor urut artikel

NAMA DATABASE LAIN (drektori database ke-n)

IPTAN : database hasil penelitian pertanian

IPTEK : database teknologi tepat guna

BUKU : database monograph

Pembuatan database baru sangat dimungkinkan apabila database yang ada dirasa kurang memenuhi keperluan setempat. Pembuatan database baru dapat dilakukan dengan cara mngkopi dan menyesuaikan dengan struktur direktori dan data dari database yang sudah ada, seperti IPTAN, IPTEK atau BUKU.

Nama file digital disimpan pada field no 910, yaitu field FULLTEKS. Penulisan nama file pada field tersebut harus menyertakan nama direktori di bawah FULLTEKS, sebagai contoh :

Untuk artikel dengan nama 1.PDF pada jurnal Hortikultura Tahun 1998 Vol 3 no 1 adalah :

Alamat direktori c:\OPAC\Fullteks\JHORT\1998\vol3\no1\1.pdf

Pengetikan pada field 910 JHORT\199830101.pdf

Untuk artikel dengan nama 2.PDF :

Alamat direktori c:\OPAC\Fullteks\JHORT\1998\vol3\no1\2.pdf

Pengetikan pada field 910 JHORT\199830102.pdf

Vol, nomor dan nomor urut file pdf dapat disatukan menjadi satu nama fil pdf. Nama file tidak boleh lebih dari 8 digit. Hal tersebut dapat menyebabkan file pdf menjadi tidak terbaca oleh sistem Demikian selanjutnya untuk nama file dengan urutan berikutnya.

Setting Aplikasi Bibliotheca

Aplikasi Bibliotheca dirancang untuk dapat digunakan sebagai computer stand alone dan komputer terminal, dengan konfigurasi client server, artinya software ini dapat digunakan dalam suatu jaringan (LAN), sehingga dapat diakses oleh komputer yang terhubung ke LAN. Sebagai ilustrasi, apabila database disimpan di komputer perpustakaan, maka semua komputer yang terhubung ke LAN contohnya komputer peneliti yang ada di ruangannya masing-masing dapat mengakses database yang ada di komputer perpustakaan, menelusur sendiri, membaca dan mencetak artikel lengkapnya secara langsung.

Agar fasilitas tersebut dapat berfungsi, maka perlu dilakukan setting komputer pada file OpacDB.PAR (yang disimpan di komputer stand alone dan teminal).

Setting pada komputer standalone

Setting yang harus dilakukan pada computer standalone hanya pada file OpacDB.PAR nya saja, yaitu sebagai berikut :

“IPTAN”,”\\c:\OPAC\IPTAN\\”,” Penelitian Pertanian”

IPTAN = nama database yang ada dalam direktori

C:\OPAC\IPTAN = alamat (path) tempat database IPTAN disimpan

Penelitian Pertanian = keterangan dari isi database yang bersangkutan

Setting pada Komputer Terminal (LAN)

Supaya aplikasi dapat digunakan pada jaringan (LAN), maka perlu dilakukan setting pada file OpacDB.PAR. Setting tersebut adalah mapping dari komputer terminal ke komputer server (tempat penyimpanan data)

Setting file OpacDB.PAR

Settingnya sama persis seperti halnya pada stand alone, yaitu

“IPTAN”,”\\KOMP1\OPAC\IPTAN\\”,” Penelitian Pertanian”

IPTAN = nama database yang ada dalam direktori

KOMP1\OPAC\IPTAN = alamat (path) tempat database IPTAN

disimpan di komputer data,

KOMP1 adalah nama dari komputer data, setiap komputer dalam

jaringan biasanya diberi nama komputer (ID computer)

Penelitian Pertanian = keterangan dari isi database yang bersangkutan

Maping ke menggunakan Explorer

Mapping pada windows-XP dilakukan dengan cara :

  • buka window explorer
  • pilih TOOLS, MAP NETWORK DRIVES,
  • tentukan posisi DRIVEnya : e; f; g; h; atau yang lainnya
  • tentukan posisi FOLDER / direktori basisdata disimpan
  • dengan cara pilih BROWSE,
  • pilih workgroupnya,
  • pilih nama computer tempat database disimpan,
  • pilih direktori tempat penyimpanan database,
  • selanjutnya pilih FINISH,
  • Setelah selesai, komputer direstart.

Menjalankan Aplikasi Bibliotheca

Aplikasi ini akan berjalan apabila terdapat file-file OpacDB.PAR, Bibliotheca.EXE dan file database yang ada pada direktorinya masing-masing. Untuk menjalankannya klik dua kali pada Bibliotheca.exe. Selanjutnya pilih Penelusuran, Jenis Basisdatanya. Untuk mendapatkan artikel lengkapnya klik pada icon artikel lengkap. Apabila software acrobat readernya ada maka artikel lengkap akan terlihat/tampil.

Contoh halaman pertama artikel lengkap yang dicari pengguna, “Laporan bulanan BPTP Jawa Barat, 2003”

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: